Le début de cette série d’articles est de se concentrer sur le cahier des charges, c’est un document fonctionnel, c’est très compliqué à rédiger, mais c’est indispensable pour démarrer un projet de refonte ou de création de site internet.
Dans cet article, Nous allons vous donner une définition en expliquant le but du cahier des charges. Ensuite, j’expliquerai la différence entre les fonctionnalités et les spécifications techniques.
Nous allons vous fournir les différents éléments qui doivent être inclus dans ce document, et vous fournir des exemples de spécifications spécifiques à travers les spécifications spécifiques que j’ai rédigées pour la refonte du site de l’entreprise.
Logiquement, à la fin de la lecture de cet article, vous devriez être en mesure de rédiger des cahiers des charges efficaces pour créer un site Web qui reflète votre image ou votre image d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Avant de vous expliquer le contenu et les exemples spécifiques contenus dans le cahier des charges, il est nécessaire de bien comprendre la signification et le but du cahier des charges. Il est également nécessaire de clarifier le concept de fonctions et de spécifications techniques.
Un cahier des charges, c’est quoi ?
Un cahier des charges (abréviation CDC), scope statement en anglais, est un document qui permet au donneur d’ordre de faire savoir à l’implémenteur à quoi s’attendre lorsque le projet est exécuté.
Voici la définition, mais quelles sont les spécifications d’un cahier des charges ?
Dans le cas de la création d’un site internet, ce document permet aux agences web d’identifier les attentes de leurs clients vis-à-vis de leur site internet : site e-commerce, site vitrine, fonctionnalités attendues, etc.
Quel est le but de la d’un cahier des charges ? Quel est son rôle ? Quel est l’objectif ?
Le cahier des charges d’un site internet a deux utilités principales : pour l’agence et pour le client lui-même.
Comme le montre la définition, il permet à l’agence web qui développera le site de comprendre les problèmes liés au site et les résultats attendus par le client. Son rôle est donc de permettre à l’agence de comprendre l’environnement commercial du client, les principaux concurrents, les types de sites attendus et les principales fonctions.
Du côté du client, la rédaction d’un cahier des charges leur permet de poser les bonnes questions sur les besoins réels de leur site Internet. Il permet de formaliser le contour du site souhaité sur papier. En effet, nous verrons plus loin qu’il est très important de lister les fonctionnalités les plus importantes à développer, cette fonctionnalité permet aux clients de compter les objectifs réels qu’ils souhaitent se fixer sur leur site internet.
Par exemple, si un client souhaite utiliser la section blog, il doit généralement se poser la question de savoir s’il peut contribuer régulièrement au blog. Si oui, qui le fera ? Quel est le but de cette section ? etc…
Par conséquent, le cahier des charges est principalement utilisé pour définir les grandes lignes du projet et permettre aux différents participants impliqués dans celui-ci de poser les bonnes questions pour obtenir les bonnes réponses.
Quelles différences entre le cahier des charges fonctionnel et le CDC technique ?
Lorsque nous parlons de création de site Web, il existe généralement deux termes différents : le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges technique.
Quelle est la différence entre ces deux termes ? Quels documents les agences s’attendent-ils à utiliser pour estimer le coût de mise en place d’un site Web ?
Pas de panique, laissez-nous vous faire un inventaire !
Pour simplifier, dans une agence, il y a deux chefs de projet différents :
- Chef de projet fonctionnel pour rester en contact avec les clients. Son objectif est de comprendre les besoins des clients et de fournir des conseils. Il parle la même langue que le client.
- Les chefs de projets techniques utilisent les informations techniques des agences pour organiser la gestion de projet : développeurs, intégrateurs, etc
Lorsque le chef de projet fonctionnel recevra le cahier des charges, il contactera le chef de projet technique, qui convertit le document fonctionnel en document technique afin que le développeur puisse comprendre les attentes du client.
Qui devrait rédiger le cahier des charges fonctionnel ?
Mais alors, qui doit rédiger le cahier des charges ? Est-il réservé aux projets experts, ou les débutants peuvent-ils écrire ce document de base ?
Il est recommandé aux clients de l’écrire autant que possible. C’est entièrement parce que le cahier des charges contient beaucoup d’informations liées au contexte du projet : informations sur l’entreprise, la concurrence, les types de sites attendus, les fonctionnalités, etc.
De plus, comme je vous l’ai expliqué plus haut, le rôle du cahier des charges est de permettre aux clients de se poser les bonnes questions sur leur projet de création de site internet.
Pour la partie fonctionnelle attendue, elle nécessite tout de même quelques compétences techniques en ergonomie et conception UX. Par conséquent, je vous propose de prendre contact avec des experts du domaine grâce à vos connaissances personnelles ou en faisant appel à un professionnel. Pour la charte graphique envisagée, les constats sont les mêmes.
Que contient un cahier des charges ?
Maintenant que vous comprenez la signification du cahier des charges et pourquoi il est nécessaire de rédiger vous-même autant de spécifications, nous pouvons traiter le contenu de ce document. Que contient le cahier des charges ?
Pour atteindre ses objectifs, quelles attentes et / ou quels éléments importants devraient être inclus ?
Je vous suggère de fournir un plan standard et les points à respecter. Comme mentionné ci-dessus, il devrait permettre aux participants de poser les bonnes questions à travers 4 parties principales :
-Présentation détaillée de l’entreprise et du contexte du projet
-Présentation du contexte technique
-Présentation des fonctionnalités fonctionnelles attendues
-Présentation des modalités de sélection du prestataire
Maintenant, regardons les différents éléments attendus dans chaque section.
Présentation détaillée de l’entreprise et du contexte
Cette partie peut paraître inutile alors qu’elle a une importance cruciale pour les agences.
En effet, des faits sur les activités de l’entreprise et son histoire leur permettront de mieux comprendre l’entreprise, son domaine d’activité, sa concurrence, etc.
En présentant votre entreprise (date de création, ventes de produits, chiffre d’affaires, nombre d’employés, etc.), l’agent saura immédiatement de quel type de structure il a affaire.
De plus, en présentant le secteur dans lequel il opère et ses principaux concurrents, vous fournissez les informations nécessaires à la recherche graphique préliminaire qui vous sont envoyées par l’agent.
Si vous êtes néophytes du web, précisez-le !
Si vous ouvrez une boutique en ligne et mettez-en place une structure, veuillez le préciser. Si vous n’avez pas de compétences techniques, veuillez le préciser en même temps. Cela permettra à l’agence de planifier des budgets d’accompagnement et / ou de formation pour vous rendre indépendant.
Cela vous permettra de comparer le tarif de chaque agence sur une base commune.
Si vous souhaitez refondre le site Web, veuillez fournir quelques statistiques
De même, si vous possédez déjà un site Internet (avec ou sans e-commerce), pensez à fournir des statistiques. Cela permettra aux agences de mesurer votre maturité sur Internet et d’ajuster la portée de leurs propos en conséquence.
Par exemple, vous pouvez fournir des informations relatives au trafic mensuel, au chiffre d’affaires généré, aux pages vues, à la technologie actuellement utilisée et aux informations à récupérer.
Présentation du contexte technique
Un autre élément très important lié au contexte du projet est de présenter l’environnement technique dans lequel le projet doit ou aura lieu.
En effet, si vous êtes déjà une entreprise établie avec un site Internet, vous devez spécifier l’ensemble de l’environnement technique qui l’entoure. Présentez les différentes plateformes technologiques (ERP, CRM, base de données, etc.) que vous utilisez, et la nature des processus entre ces différents éléments (XML, CSV, etc.). Afin de présenter l’agence plus spécifiquement, je vous suggère de faire un petit tableau qui résume les différents outils et leurs processus.
Concernant le choix du CMS, si vous n’êtes pas obligé, je vous suggère de demander à l’agent de préciser le CMS qu’il vous recommande d’utiliser dans le projet. Demandez-leur de défendre la solution.
Si, comme moi, dans le processus de refonte du site internet, l’équipe de votre entreprise se voit imposer à l’ensemble de ses filiales de passer un CMS spécifique, merci de demander à l’agence de faire un retour et de rédiger un article sur ce choix de solution. Si le CMS imposé ne répond pas au mieux à vos besoins, vous pouvez négocier en interne.
En parlant de CMS, si vous ne savez pas quelle solution technique adopter, je vous suggère de lire les avis sur Prestashop, Shopify, Wix et Jimdo. Quelques concepts utiles vous seront fournis par la suite.
Introduction des fonctions attendues
Pour cette partie, je vous propose d’avoir un professionnel pour vous accompagner, notamment lorsque vous envisagez d’ouvrir une boutique en ligne. En effet, le e-commerce nécessite une expertise spécifique, et si vous n’êtes pas un expert dans ce domaine, mieux vaut vous laisser guider.
Concernant les fonctions requises, je vous propose de réaliser une feuille Excel listant les différentes fonctions requises par les différents modèles de pages qui doivent exister sur votre site.
Par exemple, voici les différents modèles de page qui peuvent exister sur un site e-commerce
- Home page
- Page de catégorie
- Page de sous-catégorie
- Fiche produit
- Page de panier
- Tunnel de conversion
- Espace actualités/blog
- Moteur de recherche : box de search, page de résultats…
- Page CMS : erreur 404, qui sommes-nous…
Pour chaque fonctionnalité, je vous recommande d’attribuer un niveau d’importance (par exemple, de 1 à 5), qui vous permettra de hiérarchiser les exigences. Si votre budget ne vous permet pas d’avoir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, cette classification de fonctionnalités vous permettra de faire des compromis.
Introduction à la méthode de sélection des fournisseurs et des modalités
La dernière partie du cahier des charges vise à introduire le processus de sélection d’un prestataire et les informations relatives à la consultation (plan et coordonnées).
Listing des éléments attendus
Cette section permettra de lister les différents éléments que vous souhaitez recevoir comme réponse de la part des agences que vous aurez sélectionné et à qui vous aurez fait parvenir votre cahier des charges.
Généralement, les éléments attendus sont les suivants :
- Présentation détaillée de l’agence : équipe, organisation, référent, contact principal Plan de projet et méthode de l’agence : quand le projet démarrera-t-il ?
- Quand cela prendra-t-il fin (au cas où vous n’auriez pas fixé de date limite) ?
- Quels sont les livrables de l’agent (spécifications fonctionnelles ?
- Rapports hebdomadaires ? …)
- Quelle est la phase de vérification ?
- Quelle est la méthode de communication avec le fournisseur de services ?
- Il existe plusieurs façons de créer des graphiques : En prenant les sites de commerce électronique comme exemple, il est généralement recommandé de demander la page d’accueil générale du site Web et les manuels des produits. Cela vous permet d’obtenir une vue d’ensemble des capacités graphiques de l’agence et / ou de comprendre la portée de votre activité.
- Proposition budgétaire détaillée : plus cette proposition budgétaire est détaillée, plus vous aurez besoin de billes pour comparer les agences. Si vous souhaitez que l’agence gère également l’hébergement de sites Web, l’acquisition de trafic (stratégie SEO, SEM, etc.), vous devez vous en souvenir. De plus, n’oubliez pas de vous renseigner sur les détails du budget de TMA (Tierce maintenance applicative), qui est la maintenance régulière que l’agent effectuera après le lancement du site Web.
Planning de la consultation
Le calendrier de consultation est très important car il permet à l’agence de connaître toutes les dates estimées liées au projet :
- Date de début de l’appel d’offre
- Dates des soutenances orales
- Date de sélection finale de l’agence
- Date souhaitée de début du projet
- Date souhaitée de mise en production
Ce calendrier est important car il permet à l’agent de savoir combien de temps il faudra pour répondre à votre offre et la date de sortie requise. Ainsi, il pourra planifier sa charge de travail et savoir s’il dispose de suffisamment de ressources pour exécuter le projet dans de bonnes conditions.
En effet, après l’envoi de ce cahier des charges, certaines organisations ont répondu que, compte tenu des travaux attendus, elles ne pouvaient plus participer à l’échéance car elles étaient déjà impliquées dans des projets consommateurs de ressources.
Méthode de sélection du prestataire
Un autre point important qui doit être clarifié est le facteur de réponse de l’agence d’évaluation.
Les proxys Web doivent comprendre les critères que vous prendrez en compte pour décider du fournisseur pour développer le site.
Par exemple, si vous spécifiez un budget à utiliser pour créer un site Web, vous pouvez souligner l’importance de s’en tenir au site Web.
Contacts et Informations
Enfin, complétez le document en appelant diverses coordonnées. Si plusieurs d’entre vous ont établi des spécifications, veuillez indiquer les coordonnées des différents participants. En fait, l’agence devra peut-être clarifier vos spécifications.
Par conséquent, ces informations de contact sont essentielles. Veuillez noter que, idéalement, je vous recommande de contacter les agences sélectionnées une semaine après l’envoi du cahier des charges afin de leur proposer une session de questions / réponses par téléphone.
